Giveaway fürs Event: die Matcha-Dose mit Eventlogo

Wann ein Lebensmittel als Give-away passt

Give-aways müssen drei Aufgaben erfüllen. Sie sollen auffallen, sie sollen in der Tasche Platz finden, und sie sollen nach der Veranstaltung noch einen Sinn haben. Ein Lebensmittel erfüllt die dritte Aufgabe, weil es verbraucht wird und dabei an die Veranstaltung erinnert. Eine 30-g-Dose ist klein genug für Tagungstaschen, groß genug für ein sichtbares Etikett.

Ein Lebensmittel bringt aber Pflichten mit. Es hat ein Mindesthaltbarkeitsdatum, braucht ein korrektes Etikett und muss bis zur Ausgabe sachgerecht aufbewahrt werden. Wer sich dafür nicht in der Verantwortung sieht, wählt besser ein Produkt ohne diese Pflichten.

Prüfen Sie auch die Zielgruppe. Bei internationalen Gästen sollten Etikett und Zubereitungshinweis zweisprachig sein, soweit rechtlich erlaubt. Fragen Sie bei der Lebensmittelüberwachung nach, welche Sprachvorgaben für die Pflichtangaben gelten.

Menge und Zeitplan

Die Planung beginnt bei der Zahl der Gäste. Rechnen Sie die angemeldeten Teilnehmer, die erwarteten Spontanbesucher, Redner, Helfer, Aussteller und Presse zusammen. Legen Sie fest, ob jeder Gast eine Dose erhält oder nur bestimmte Gruppen. Rechnen Sie einen Puffer für Nachzügler ein, aber ohne eine große Zahl übriger Dosen zu erzeugen, denn das Mindesthaltbarkeitsdatum begrenzt, wie lange sie sich verwenden lassen.

Rückwärts planen hilft: Veranstaltungstermin, Anlieferung am Veranstaltungsort, Lieferzeit der Dosen, Freigabe des Etiketts, Druckdatei, Entwurf, Abstimmung im Team. Die voraussichtliche Lieferzeit steht im Angebot. Setzen Sie Puffer für Korrekturschleifen und Feiertage, und halten Sie den Freigabetermin fest.

Vereinbaren Sie, wer die Ware am Veranstaltungsort annimmt und wie sie bis zum Einsatz aufbewahrt wird, unter Berücksichtigung der Aufbewahrungshinweise für das Lebensmittel. Notieren Sie sich den Ansprechpartner vor Ort.

Das Eventlogo auf der Dose

Das Etikett trägt das Logo der Veranstaltung und gegebenenfalls das des Veranstalters. Planen Sie die Flächen von Banderole und Deckelaufkleber so, dass Logo, Datum oder Ort sichtbar sind und die Pflichtangaben Platz haben. Nach Art. 13 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 müssen verpflichtende Informationen an gut sichtbarer Stelle deutlich und gut lesbar angebracht sein und dürfen nicht durch andere Angaben, Bildzeichen oder eingefügtes Material verdeckt oder undeutlich gemacht werden (Stand: Oktober 2026).

Verantwortlich ist nach Art. 8 Abs. 1 das Unternehmen, dessen Name oder Firma auf dem Lebensmittel steht. Bei einem Give-away ist das derjenige, der auf dem Etikett genannt wird, also Veranstalter oder Auftraggeber. Klären Sie deshalb intern, wer als verantwortlich genannt wird und wer die Angaben freigibt.

Das Eventlogo gehört nur auf die Dose, wenn Sie die Rechte daran besitzen. Haben Partner oder Sponsoren Anspruch auf eine Nennung, regeln Sie Größe, Platz und Freigabe schriftlich, bevor die Druckdatei entsteht.

Checkliste für Veranstalter

Die Liste fasst die Schritte zusammen, die vor dem Event erledigt sein sollten.

• ·Gästezahl und Verteilgruppen festlegen, Puffer bestimmen.
• ·Termin rückwärts planen: Veranstaltung, Anlieferung, Lieferzeit, Freigabe, Druckdatei.
• ·Verantwortliches Unternehmen für das Etikett benennen (Art. 8 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011).
• ·Etikett entwerfen, Pflichtangaben einplanen, Lesbarkeit prüfen (Art. 13).
• ·Rechte an Logos, Schriften und Bildern klären, Sponsorennennung vereinbaren.
• ·Zubereitungshinweis ohne Wirkungsversprechen formulieren.
• ·Aufbewahrung am Veranstaltungsort und Annahme der Lieferung organisieren.
• ·Ausgabeort, Ausgabezeit und Personal festlegen.
• ·Restmengen nach dem Event einplanen: Verwendung oder Weitergabe vor Ablauf des Mindesthaltbarkeitsdatums.

Ausgabe auf dem Event

Die Ausgabe ist der Moment, in dem das Give-away wahrgenommen wird. Sinnvoll ist, es mit einem Satz zu übergeben: Was ist es, wie wird es zubereitet, wo gibt es die nächste Dose. Wer die Dosen nur auf einen Tisch stellt, erreicht weniger Gäste als jemand, der sie an der Garderobe, am Check-in oder am Ausgang in die Hand gibt.

Überlegen Sie, ob Sie die Dose in die Tagungsmappe legen oder an einem eigenen Stand ausgeben. Die Mappe erreicht jeden Teilnehmer, der Stand erzeugt Gespräche. Beides lässt sich verbinden, wenn die Mappe einen Gutschein für den Stand enthält.

Denken Sie an Hinweise für Allergiker und Gäste mit Ernährungsvorgaben. Eine Dose Matcha ist ein pflanzliches Pulver, aber die Angaben zu Zutaten und Allergenen richten sich nach dem Etikett und dem Lebensmittelrecht. Im Zweifel fragt die Lebensmittelüberwachung.

Steuerlicher Rechtsstand bei Geschenken

Verteilen Sie Dosen an Gäste, die nicht Ihre Arbeitnehmer sind, kann die steuerliche Regel für Geschenke berührt sein: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 und Abs. 7 Satz 1 und 2 EStG. Danach sind solche Aufwendungen getrennt aufzuzeichnen und werden sonst nicht berücksichtigt (Stand: Oktober 2026). Die Regel ist im Ratgeber zum Matcha-Mitarbeitergeschenk ausführlich dargestellt.

Ob ein Giveaway bei einer Veranstaltung ein Geschenk im Sinne dieser Vorschrift ist, klären das Finanzamt oder eine Steuerberatung. Praktisch hilft es, die Gästezahl, die Zahl der ausgegebenen Dosen und den Wert je Dose zu dokumentieren. Ist der Veranstalter ein Verein oder Verband, können weitere Regeln gelten.

Nach dem Event auswerten

Nach der Veranstaltung lohnt ein kurzer Rückblick. Wie groß war die Zahl der ausgegebenen Dosen, wie groß die der übrigen? Gab es Rückmeldungen von Gästen? Wurde die Dose in den sozialen Medien gezeigt? Halten Sie die Ergebnisse in einer kurzen Notiz fest.

Prüfen Sie, ob Sie für das nächste Event dasselbe Motiv mit neuem Datum verwenden können oder ob ein neues Motiv nötig ist. Eine gespeicherte Druckdatei erleichtert die Nachbestellung, weil Abstimmung und Gestaltung entfallen.

Nutzen Sie die Restmengen sinnvoll, etwa als Dank an Helfer, Sponsoren oder Mitarbeiter, solange das Mindesthaltbarkeitsdatum es zulässt. Der Ratgeber zum Matcha-Mitarbeitergeschenk beschreibt Anlässe im Team und Verteilwege.

So setzen Sie das mit MATCHASHOCK um

Dieser Abschnitt ist Werbung. Für Veranstalter liefert MATCHASHOCK die 30-g-Dose (Silber oder Weiß, Bio-Matcha unter EU-Bio-Kontrolle) mit Ihrem Eventlogo auf Banderole und Deckelaufkleber. Weil beim Event der Termin zählt: Die voraussichtliche Lieferzeit steht im Angebot, und der Etikett-Check läuft in zwei Werktagen. Wir prüfen Ihr Etikett auf die Pflichtangaben unserer Checkliste; die rechtliche Verantwortung für Inhalt und Marke bleibt bei Ihnen. Für ein Folgeevent bestellen Sie per Mail mit gespeicherter Druckdatei nach. Keine Mindestbestellmenge, zuzüglich einmaliger Einrichtung je Motiv; alle Kosten nennt das Angebot.