Kaufberatung
Matcha Systemgastronomie zentrale Belieferung mehrerer Filialen
Matcha Systemgastronomie zentrale Belieferung bedeutet, dass nicht jede einzelne Filiale selbst bestellt, sondern eine Zentrale den Bedarf mehrerer Standorte bündelt und in einer Lieferung abdeckt. Für Ketten mit mehreren Cafés oder Bäckereifilialen verändert das sowohl die Bestellmenge als auch die Planung: Statt vieler kleiner Einzelbestellungen steht eine zusammengefasste Menge, die sich über alle Standorte verteilt. Dieser Text ordnet ein, was zentrale Beschaffung gegenüber der Bestellung durch jede Filiale einzeln verändert, welche Vorteile die Fachliteratur beschreibt und worauf eine Zentrale bei der Planung achten sollte.
Matcha Systemgastronomie zentrale Belieferung: der Unterschied zur Einzelbestellung
Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Zentraleinkauf als Wareneinkauf der Zentralen der Filialunternehmungen und kooperativen Gruppen sowie der Einkaufskontore des Großhandels. Übertragen auf eine Kette mit mehreren Cafés oder Bäckereien heißt das: Eine zentrale Stelle bündelt den Bedarf aller Standorte für ein Produkt wie Matcha und gibt eine gemeinsame Bestellung auf, statt dass jede Filiale einzeln beim Anbieter anfragt. Für den einzelnen Standort ändert sich dadurch der Bestellweg spürbar: Statt eine eigene Anfrage zu stellen und eine eigene Lieferung entgegenzunehmen, meldet die Filiale ihren Bedarf an die Zentrale, die diesen mit dem Bedarf der übrigen Standorte zusammenführt. Wie groß der Unterschied in der Praxis ausfällt, hängt von der Zahl der Standorte ab: Bei zwei oder drei Filialen bleibt der Verwaltungsaufwand einer Bündelung überschaubar, bei einer zweistelligen Zahl an Standorten wird die zentrale Steuerung dagegen schnell zur Voraussetzung dafür, den Überblick über Bestellungen, Liefertermine und Bestände überhaupt zu behalten.
Vorteile einer gebündelten Bestellung
Das Wirtschaftslexikon nennt als Vorteil der Bündelung höhere Mengenrabatte und günstigere sonstige Beschaffungskonditionen sowie durch Großaufträge eine genauere Fertigungsplanung und die Förderung der Standardisierung. Für eine Kette bedeutet Letzteres, dass an jedem Standort dieselbe Qualität und dieselbe Charge ankommt, statt dass einzelne Filialen bei unterschiedlichen Anbietern zu unterschiedlichen Zeitpunkten bestellen und damit unterschiedliche Ware erhalten. Wie sich der Bedarf für ein größeres Team abschätzen lässt, beschreibt der Artikel „Matcha für Firmen kaufen: so versorgst du ein ganzes Team“.
Grenzen der Zentralisierung
Dieselbe Quelle nennt auch die Kehrseite: die Gefahr einer zunehmenden Bürokratisierung und Schematisierung der Beschaffung, vor allem wenn sich der Zentraleinkauf auf das gesamte Sortiment erstreckt und Filialleiter wegen der Begrenzung ihrer Entscheidungsfreiheit demotiviert werden. Für ein Produkt wie Matcha, das in unterschiedlichen Filialen unterschiedlich stark nachgefragt wird, kann es deshalb sinnvoll sein, die Menge je Standort zentral zu erfassen, die Bestellung selbst aber weiterhin gebündelt über eine Stelle laufen zu lassen, statt jede einzelne Entscheidung an die Zentrale zu binden.
Zentraler Einkauf im Franchisesystem
Für Franchisesysteme beschreibt das Franchiseportal den zentralen Einkauf als Bündelung der Einkaufsmacht durch die gemeinsame Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen für sämtliche angeschlossenen Betriebe. Einzelne, kleine Betriebe verhandeln damit nicht mehr allein mit einem Anbieter, sondern über die gemeinsame Menge der gesamten Kette. Mit den zitierten Fachverbänden besteht keine Kooperation.
Anlieferung: eine Lieferadresse oder mehrere
Bei einer Bestellmenge, die für mehrere Filialen bestimmt ist, stellt sich die Frage, ob die Ware an einem zentralen Lager oder direkt an den einzelnen Standorten ankommen soll. Beide Wege sind möglich: Eine zentrale Anlieferung erleichtert die Kontrolle der Charge und die interne Aufteilung nach Bedarf, eine Aufteilung auf mehrere Lieferadressen spart dagegen den internen Transport zwischen den Filialen. Welcher Weg passt, hängt von der Entfernung zwischen den Standorten und von vorhandener Lagerfläche ab. Für die Dokumentation der Lagerung über mehrere Standorte hinweg gibt der Artikel „HACCP für Matcha: Lagerung und Dokumentation im Betrieb“ einen Überblick.
Bedarf je Filiale realistisch schätzen
Eine gebündelte Bestellung ist nur so verlässlich wie die Schätzung, die ihr zugrunde liegt. Dazu hilft es, den Verbrauch je Filiale über einen Referenzzeitraum zu erfassen, statt eine einzelne Menge für alle Standorte gleich anzunehmen, da sich die Nachfrage nach Matcha-Getränken je nach Lage, Laufkundschaft und Karte deutlich unterscheiden kann. Eine Zentrale, die diese Zahlen kennt, kann die Gesamtbestellung entsprechend verteilen, statt jeden Standort gleich zu behandeln. Damit sich eine gebündelte Charge nachvollziehen lässt, erklärt „Was Chargennummer und Abfülldatum auf der Matcha-Dose verraten“, welche Angaben auf der Dose stehen. Ein einfacher Weg, diese Zahlen zu erfassen, ist eine monatliche Meldung jeder Filiale an die Zentrale mit der verbrauchten Menge der Vorperiode, statt die gesamte Kette allein an einer geschätzten Durchschnittsmenge auszurichten. So lassen sich stark nachgefragte Standorte gezielt mit einem größeren Anteil an der Gesamtbestellung bedienen, während kleinere Filialen nicht überversorgt werden und Ware unnötig lange lagern müssen.
Vertretung und Rückfallebene bei Lieferverzug
Eine zentrale Bestellung bündelt nicht nur Vorteile, sie bündelt auch das Risiko: Verzögert sich eine einzige gebündelte Lieferung, sind alle angeschlossenen Standorte gleichzeitig betroffen, während bei getrennten Einzelbestellungen ein verspäteter Anbieter nur eine Filiale träfe. Für eine Kette, die auf zentrale Belieferung setzt, empfiehlt sich deshalb ein kleiner Sicherheitsbestand je Standort, der einen kurzen Lieferverzug überbrückt, ohne dass eine Filiale von einem Tag auf den anderen ohne Ware dasteht. Wie groß dieser Puffer sein sollte, richtet sich nach der üblichen Vorlaufzeit einer Bestellung und danach, wie schnell im Bedarfsfall eine kleinere Zwischenlieferung an einen einzelnen Standort organisiert werden kann.
Was das für den Einkauf bedeutet
Für eine Kette mit mehreren Standorten liegt der praktische Nutzen einer zentralen Beschaffung darin, den Verwaltungsaufwand für einzelne Bestellungen zu senken und gleichzeitig sicherzustellen, dass an jedem Standort dieselbe Ware aus derselben Charge ankommt. Wer die Bedarfszahlen je Filiale kennt, kann diese Vorteile nutzen, ohne die Flexibilität einzelner Standorte vollständig aufzugeben.
Übergang von wachsender Filialzahl zu zentraler Steuerung
Eine Kette, die von zwei oder drei Standorten auf eine zweistellige Zahl wächst, steht meist irgendwann vor der Entscheidung, ob die Beschaffung weiterhin über jede Filiale einzeln läuft oder auf eine zentrale Stelle übergeht. Ein sinnvoller Zeitpunkt für diesen Wechsel ist erreicht, wenn der Aufwand, mehrere getrennte Bestellungen nachzuhalten, größer wird als der Aufwand, eine zentrale Bedarfsmeldung einzurichten. Für Produkte mit begrenzter Verfügbarkeit wie Matcha kommt ein weiterer Grund hinzu: Eine zentrale Stelle kann frühzeitig erkennen, wenn die Gesamtmenge über alle Standorte eine bestimmte Schwelle erreicht, und die Bestellung entsprechend rechtzeitig auslösen, während einzelne Filialen diesen Überblick über die gesamte Kette naturgemäß nicht haben.
Rollen zwischen Zentrale und Filiale klar trennen
Eine funktionierende zentrale Beschaffung braucht eine klare Aufteilung der Aufgaben: Die Zentrale bündelt Mengen, verhandelt mit dem Anbieter und löst die Bestellung aus, während die einzelne Filiale ihren Bedarf meldet und den Warenbestand vor Ort im Blick behält. Vermischen sich diese Rollen, etwa weil einzelne Filialen zusätzlich zur zentralen Bestellung eigenständig nachbestellen, entstehen doppelte Mengen an einem Standort und Engpässe an einem anderen. Eine schriftlich festgehaltene Zuständigkeit, wer welche Menge wann meldet und wer die Bestellung tatsächlich auslöst, beugt dieser Vermischung vor, ohne dass es dafür einer aufwendigen Software bedarf. Für den Übergang von einzelnen zu gebündelten Bestellungen reicht in vielen Fällen eine einfache, für alle Standorte gleich aufgebaute Liste, in die jede Filiale ihren Bedarf einträgt und aus der die Zentrale die Gesamtmenge zusammenzieht. Wichtiger als das eingesetzte Werkzeug ist, dass die Zuständigkeit nicht stillschweigend zwischen Zentrale und Filiale hin- und herwandert, je nachdem, wer in einer bestimmten Woche gerade Zeit für die Bestellung findet. Eine kurze schriftliche Notiz darüber, wer meldet und wer bestellt, reicht dafür meist schon aus und lässt sich bei Bedarf jederzeit anpassen, wenn sich die Struktur der Kette ändert. Kommt eine neue Filiale hinzu, lässt sich diese Liste einfach um einen weiteren Eintrag erweitern, statt für jede neue Filiale ein eigenes Bestellverfahren einzurichten.
Matcha für mehrere Standorte über MATCHASHOCK beziehen
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine medizinische Beratung dar.
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